Rentabilidad Proyectos Excel

Planificación y Control Rentabilidad Proyectos con Excel M3

 

Una de las herramientas más populares implantadas en CASHTRAINERS para empresas que trabajan por proyectos.

 

¿A qué tipo de empresas va dirigida esta herramienta de gestión?

Esta aplicación Excel está dirigida principalmente a despachos de arquitectura, estudios de ingeniería, empresas de desarrollo software, empresas tecnológicas, decoradores interiores, empresas de jardinería y paisajismo…

En el siguiente vídeo explico el funcionamiento de esta herramienta de gestión de alto valor para las empresas

¿Por qué gestionar la rentabilidad de proyectos con Excel?

La razón principal es el coste, una herramienta de estas características en Excel tiene un coste muy bajo, en un ERP el desarrollo y la integración de una herramienta similar te puede salir por un ojo de la cara.

Otro factor es el tiempo, con esta herramienta realizada en Excel se puede empezar a trabajar desde el primer día de la adquisición. Mientras que en un programa de gestión o un ERP se requieren meses para el diseño, el desarrollo, los testeos, la puesta en marcha, la formación…

Y el último aspecto y no menos importante es la curva de aprendizaje, tenerlo integrado en un ERP o programa de gestión tiene muchas ventajas siempre y cuando se utilice adecuadamente. Por experiencia he implantado estos sistemas fantásticos en ERPs, pero al personal le cuesta mucho tiempo llegar a comprenderlos y aplicarlos correctamente. La curva de aprendizaje es alta, lo que implica dedicar tiempo y recursos para llegar a sacarle el máximo partido.

Sin embargo, con la herramienta Excel la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente, en primer lugar porque prácticamente todo profesional que trabaja en una empresa está habituado a utilizar Excel, y en segundo lugar porque la herramienta es tan sencilla e intuitiva que en cuestión de pocas horas ya se controla perfectamente.

 

¿Qué beneficios obtendrás con esta herramienta?

El objetivo de esta herramienta es calcular la previsión de costes y márgenes por proyecto y asignar los ingresos y costes reales al mismo para poder analizar las desviaciones, permitiendo conocer de esta forma la rentabilidad bruta individual y global para un periodo determinado.

 

¿Qué características tiene esta herramienta por defecto?

La aplicación por defecto está diseñada para realizar la previsión y control de costes y márgenes hasta 300 proyectos por año. De esta forma se tiene una visión global del margen bruto previsto y generado realmente para todo un ejercicio.

En cada proyecto podemos planificar el trabajo por tareas asociadas a empleados, con capacidad de hasta 30 tareas, o si no se trabaja por tareas se pueden planificar el trabajo de 30 empleados. De esta forma podemos calcular el coste previsto del personal en función del número de horas previstas de trabajo.

En el caso de que se asignen tareas, se puede asociar la fecha de inicio y fin prevista de cada tarea para controlarlas visualmente en un gráfico Gantt.

Si además de horas de trabajo el proyecto consume materiales, productos o servicios subcontratados también se puede hacer una previsión de los costes de consumos, con capacidad de hasta 30 items por proyecto.

 

Una vez realizadas las previsiones de costes se dispone la posibilidad de calcular el precio de venta basado en un porcentaje de los costes previstos o simplemente introduciendo el precio de forma manual.

 

La asignación de horas reales se realiza desde una única tabla para facilitar el registro de datos (Tiene capacidad hasta 6.000 registros)

En la tabla se selecciona el proyecto sobre el que se ha trabajado a través de un desplegable para poder asociarlo al mismo y se registran las horas reales del empleado, se puede incluir la tarea en el caso de que la empresa las utilice.

 

En el caso del registro de ingresos y gastos reales el procedimiento es el mismo que en el registro de las horas, se utiliza una tabla en la que se selecciona el proyecto y el tipo de partida, ingreso o gasto, y se asigna el importe. De esta forma se asocia con el proyecto.

En el propio proyecto o en tabla resumen podemos analizar tanto el margen previsto como el margen real.

 

¿Cuál es el coste de esta herramienta?

Esta herramienta está realizada con Excel, no es una aplicación web que funciona online, tiene un coste único que puede variar en el caso de que esté en oferta.

No se pagan licencias ni cuotas de mantenimiento.

Incluye un mes de soporte desde el momento de la adquisición para la resolución de dudas y cuestiones relacionadas con el uso de la herramienta.

En el caso de requerir adaptaciones o personalizaciones se tendrá que valorar económicamente el trabajo adicional a realizar.

 

gestión costes rentabilidad proyectos

 

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Se requiere Microsoft Excel 2010 o superior

 

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